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कैश मेमो फ़ॉर्मेट: इस पर क्या लिखें
कैश मेमो वह छोटा बिल है जो दुकान तब देती है जब ग्राहक खरीदकर वहीं पेमेंट करता है। यह छोटा है, फिर भी यह आपकी बिक्री का रिकॉर्ड है, और ग्राहक का सबूत कि उसने क्या खरीदा।
कैश मेमो के हिस्से
- हेडिंग "Cash Memo"। कुछ दुकानें "Cash Bill" लिखती हैं; दोनों का मतलब एक ही है।
- आपकी दुकान की डिटेल: नाम, पता और फ़ोन। GSTIN तभी लिखें जब आप GST में रजिस्टर्ड हों।
- मेमो नंबर और तारीख। एक लगातार सीरीज़ रखें, जैसे CM/26-27/001, CM/26-27/002। कोई नंबर न छोड़ें, न दोहराएँ: बीच में खाली नंबर से लगता है कि कोई बिक्री छिपाई गई।
- ग्राहक: काउंटर बिक्री में ज़रूरी नहीं। पुराने ग्राहक के लिए या ग्राहक के माँगने पर नाम और फ़ोन लिखें।
- आइटम: हर लाइन पर नाम, मात्रा और यूनिट, रेट और रकम।
- टोटल और चाहें तो रकम शब्दों में।
- पेमेंट: "PAID", या अगर पेमेंट अभी नहीं हुआ तो ग्राहक कैसे देगा।
- सिग्नेचर या दुकान की मुहर, अगर लगाते हैं, और एक छोटी लाइन जैसे "बिका हुआ माल इस मेमो के साथ 7 दिन में बदला जाएगा"।
एक सैंपल
लुधियाना की एक इलेक्ट्रिकल दुकान 4 Nov 2026 को काउंटर के एक ग्राहक को सामान बेचती है:
| आइटम | मात्रा | रेट | रकम |
|---|---|---|---|
| LED बल्ब 9 W | 4 Nos | ₹120 | ₹480 |
| एक्सटेंशन बोर्ड, 4 सॉकेट | 1 Nos | ₹350 | ₹350 |
| इंसुलेशन टेप | 2 Nos | ₹40 | ₹80 |
टोटल ₹910 (Rupees Nine Hundred Ten Only)। ग्राहक UPI से पेमेंट करता है, इसलिए मेमो पर PAID प्रिंट होता है। 80 mm रोल पर यह करीब 12 cm पेपर में आ जाता है।
आम गलतियाँ
- रजिस्टर्ड न होते हुए मेमो पर GST लिखना। सिर्फ़ रजिस्टर्ड बिज़नेस GST ले सकता है। रजिस्टर्ड नहीं हैं तो बिना टैक्स का एक ही दाम दिखाएँ।
- रजिस्टर्ड होते हुए टैक्स इनवॉइस की जगह कैश मेमो देना। देखें कैश मेमो या टैक्स इनवॉइस।
- हाथ से लिखे मेमो, बिना कॉपी के। हर मेमो की कॉपी रखें: अकाउंट के लिए और बाद में ग्राहक की शिकायत का जवाब देने के लिए यह चाहिए।
- आइटम के छोटे नाम जो कोई न समझे। जब आप पाँच तरह के बल्ब बेचते हैं तो "बल्ब" काफ़ी नहीं। "LED बल्ब 9 W" लिखें।
- सिर्फ़ थर्मल पर्ची ही रिकॉर्ड। थर्मल पेपर कुछ महीनों में फीका पड़ जाता है, इसलिए सेव किया मेमो या PDF भी रखें।
मेकर में ऐसे करें
अपनी दुकान एक बार टाइप करें और बेचते-बेचते आइटम जोड़ते जाएँ: अगली बार वे अपने रेट के साथ सुझाव में आएँगे। मेकर अगला मेमो नंबर खुद देता है, टोटल और PAID प्रिंट करता है, और हर मेमो सेव किए गए कैश मेमो में रखता है, जहाँ से आप बाद में मेमो खोल, कॉपी कर या पेमेंट हो गया कर सकते हैं। अगर आप रसीद प्रिंटर पर प्रिंट करते हैं, तो थर्मल प्रिंटर पर प्रिंट पढ़ें।